档案怎样分类整理(如何进行档案分类)

文章编号：3227 / 分类：最新资讯 / 更新时间：2023-10-25 07:43:33 / 浏览：次

大家好，今天小编来为大家解答档案怎样分类整理这个问题，如何进行档案分类很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！

一、整理档案的步骤和顺序

1、将全部文件收集起来。文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。

2、按照相关章程进行筛选。一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。

3、划分类别和级别。筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。

4、确定保管期限。凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。

二、档案有多少种类型

1、指档案概念外延的划分，即在档案总概念下，分为许多具体档案概念，通常亦称档案种类划分。其依据和名称有：

2、①根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每类社会组织档案中，又分为具体社会组织档案。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组织档案是划分全宗群的依据

3、②根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上述每种档案，又可具体细分。由于人们从事的专业不同,对档案的需求都有专指性,这种划分对人们从不同角度检索利用档案有意义。

4、③根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等(见彩图多种新型载体的文献)。

5、④按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。上述类型档案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。

6、⑤按照记录信息方式可分。一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。在中国，通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。建国前档案又分为历代王朝档案、中华民国时期档案、新民主主义革命时期档案。档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点有意义。

7、⑥根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、合法基础上进行,档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

8、⑦在中国，常见的档案种类划分尚有：把档案划分为文书档案、科学技术档案和专门档案3大类别，然后再下分;把档案划分为普通档案和专门档案两大类别,然后再下分；把档案划分为社会管理档案和科学技术档案两大类别，然后再下分。

三、要怎样分类档案

档案的种类分为：学籍档案、人事档案、职工档案。

学籍档案即一名学生在校就读所录入的个人信息，包括姓名，家庭住址，身份证号等基本个人信息，以及学号，入学时间，学籍情况等学校相关信息。它记录着该学生的基本情况，有利于学校或其他部门直接获取该学生基本信息。

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案是国家档案的组成部分

四、档案存放类型

1、档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

2、(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

3、(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

4、(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

5、(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

6、(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

7、(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

8、(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

9、(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

10、（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

11、（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

12、（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

13、（四）本机关一般性事务管理文件材料；

14、（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

15、（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

16、（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

17、（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

18、（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

五、档案分类的十大类

1、第二类自传及属于自传性质的材料；

2、第三类鉴定（含自我鉴定），考察、考核材料；

3、第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术等综合材料；

4、第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料；

5、第八类干部违反党纪、政纪、法律法规等材料；

6、第九类工资、任免、身份等方面的材料；

7、第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。

六、学校档案怎样分类

编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的简称。

二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各校可视具体情况对随机类目进行选择。例如：科学研究的二级类目，本法只规定按学科或专业或项目设置，具体到一个档案馆（室）如何选择，由各校自定。产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置，亦依此办法处理，一经确定，不得随意变动。

二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。

http://dag.jsu.edu.cn/rule/show.asp?id=55